از زمان پیدایش دانش مدیریت بصورت علمی تاکنون تعاریف و نظریات بسیاری در خصوص مدیریت ارائه گردیده به نحوی که هارولد کونتز[۱](۱۹۶۱) از آن به جنگل نظریه‌های مدیریت تعبیر نموده است. در این رهیافتها تلاش می‌شود مدیریت بصورت عینی، عملیاتی و مفید برای افراد بویژه مدیران تحلیل شود و در عمل راه مناسب را به آنان تجویز کند.

اگر چه تعاریف مختلف از مدیریت ناشی از تغییرات محیطی و شرایط سیاسی ، اجتماعی ، فرهنگی و … بوده است لیکن در اکثر قریب به اتفاق نظریات ارائه شده اشتراکات فراوانی وجود داشته و در حقیقت به مرور زمان نظریات جدید تکمیل یا اصلاح کننده نظرات قبلی بوده اند. در تعریفی که امروزه مورد پذیرش اغلب صاحبنظران قرار گرفته  مدیریت را ” فرآیند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی پذیرفته شده صورت می‌گیرد”. در این تعریف چند نکته اساسی قرار گرفته که چنانچه دقیق مورد توجه قرار گیرد مدیریت را بصورت یک عامل مهم در تحقق اهداف سازمان جلوه گر خواهد نمود. مثلاً اینکه مدیریت یک فرآیند[۲] است و بنابر تعریف به مجموعه ای از اعمال ساختار یافته و مرتبط که منتج به یک خروجی می گردد گفته می شود، حاکی از آن است که مدیریت را باید بعنوان فرآیندی منسجم در جهت اجرای وظایف شامل سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل دانست که مدیر باید با توانایی و مهارت در این پنج وظیفه و استفاده صحیح از منابع در اختیار بتواند موجب بقا و پیشرفت سازمان گردد.

گاهاً تصور می شود که چنانچه شخصی بتواند سازمان را بخوبی اداره کند نوعی موفقیت در مدیریت حاصل کرده و ممکن است مورد تقدیر و تشویق نیز واقع شود که این مسئله در سازمانهای دولتی مصداق بیشتری دارد. لیکن با توجه به موارد مذکور باید بین اداره کردن و مدیریت کردن تفاوت قائل شد. اگر چه اینکه بتوان سازمان را در وضع موجود حفظ نمود در جای خود ارزشمند است ولی با توجه به پیشرفت روز افزون تکنولوژی و محیط متلاطم ، سازمان ها نمی توانند به سادگی در برابر آسیب ها مصون مانده و در فضای رقابتی بسیار شدید به حیات خود ادامه دهند و اینجاست که نقش مدیریت بخوبی خود را نشان خواهد داد. در وضعی که ما از آن به “اداره کردن” تعبیر می کنیم مدیر شرایط زیر را دارد:

• فقط به حفظ وضع موجود می اندیشد و زمان را به روز مرگی می گذراند.
• برنامه ای برای توسعه و پیشرفت سازمان نداشته و در صورت بروز مسائل در شرایط عدم اطمینان تصمیم گیری می کند.
• توجه زیادی به شرایط و تغییرات محیطی نشان نداده و سازماندهی مجدد را در صورت ضرورت و درخواست مدیران بالاسری انجام می دهد.
• هدر رفت منابع مادی و نیروی انسانی قابل توجه بوده وسازمان با کاهش بهره وری روبروست.
• معمولاً مدیر توانایی بالایی در رهبری و هدایت نداشته و کارکنان نیز وی را بعنوان مدیری توانمند قبول ندارند.
• کنترل و ارزیابی در سازمان بصورت نامنظم و همراه با سخت گیری و اعمال محدودیت هاست و خروجی مثبتی ندارد.

در مقابل هنگامیکه مدیریت به معنای واقعی خود اجرا گردد شاهد شرایط ذیل خواهیم بود:

• مدیریت دقیقاً محیط داخلی و خارجی سازمان را رصد کرده و به پیش بینی آینده پرداخته و با استفاده از اطلاعات تصمیمات صحیح را اتخاذ و برنامه ریزی می نماید.
• با تغییر شرایط سازمان تجدید ساختار و سازماندهی مجدد را در دستور کار خود قرار می دهد.
• منابع مادی در جای خود و به درستی مصرف شده و نیروی انسانی با افزایش توانمندی و انگیزه بیشتر در جهت اهداف سازمان فعالیت می کند.
• سبک رهبری متناسب با اقتضائات سازمان مورد استفاده قرار گرفته وکلیت سازمان به درستی هدایت می گردد.
• سازمان با استفاده از سیستمهای کنترلی مطلوب برنامه ریزی دقیق تری برای تحقق اهداف خود انجام داده و کارکنان نیز با تقویت خودکنترلی در خدمت سازمان می باشند.

همانگونه که ملاحظه شد می توان سازمانی را اداره نمود بدون آنکه وظایف و مسوولیت های اصلی مدیریت به درستی اجرا گردد ولی قطعاً چنین سازمانهایی دچار مشکلات عدیده ای از جمله در موضوعات منابع انسانی ، رشد و توسعه ، رقابت و … بوده و آینده روشنی در انتظارشان نخواهد بود.

[۱] – Harold Koontz

[۲] – Process