ساعت هنوز ۱۰ صبح نشده بود که جلسه سوم شروع شد. مدیر واحد با عجله وارد اتاق شد، نگاهی به پوشه‌ها انداخت و گفت: «ببینیم امروز کجاها کار را جلو بردیم.» کارشناسان یکی‌یکی شروع کردند به گزارش دادن:
«با فلان اداره مکاتبه کردیم…»
«گزارش اولیه آماده شد…»
«پرونده‌ها ارجاع داده شد…»
«جلسه هماهنگی برگزار شد…»
همه‌چیز درست به نظر می‌رسید. حجم فعالیت بالا بود. اما در پایان جلسه، یکی از کارشناسان آرام گفت: «ببخشید… بالاخره این پروژه به کجا رسید؟»
چند ثانیه سکوت حاکم شد. هیچ‌کس پاسخ روشنی نداشت. این همان لحظه‌ای است که «تله فعالیت» خودش را نشان می‌دهد.

✅️ مشغول، اما نه مؤثر
در بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه در ساختارهای اداری، نوعی توهم رایج وجود دارد؛ اینکه هرچه بیشتر مشغول باشیم، حتماً مؤثرتر هم هستیم. اما واقعیت این است که «فعالیت» با «اثربخشی» یکی نیست. ممکن است سازمانی جلسات زیادی برگزار کند، گزارش‌های متعددی تولید کند، مکاتبات فراوانی داشته باشد، اما در نهایت، پیشرفت ملموسی در اهدافش نداشته باشد. در این حالت، سازمان در حال حرکت است، اما نه لزوماً در مسیر درست.

✅️ چرا این تله شکل می‌گیرد؟
یکی از ریشه‌های اصلی این پدیده، نوع نگاه به کار است. در برخی سازمان‌ها، «مشغول بودن» خودش یک ارزش تلقی می‌شود. کارمندی که دائم در حال رفت‌وآمد، تماس، جلسه و پیگیری است، فعال به نظر می‌رسد حتی اگر خروجی مشخصی نداشته باشد. در مقابل، کسی که کمتر حرف می‌زند اما کار مؤثری انجام می‌دهد، کمتر دیده می‌شود.
به‌تدریج، یک فرهنگ شکل می‌گیرد: «مهم نیست چه نتیجه‌ای می‌گیری، مهم این است که نشان بدهی در حال کاری.»

✅️ نمونه‌ای آشنا از فضای اداری
فرض کنید پرونده‌ای در یک اداره باید بررسی و تعیین تکلیف شود. این پرونده از یک واحد به واحد دیگر ارجاع داده می‌شود. هر واحد یادداشتی اضافه می‌کند، نظری می‌دهد، یا درخواست بررسی بیشتری می‌کند. در طول این مسیر:
• مکاتبات زیادی انجام می‌شود
• امضاهای متعددی گرفته می‌شود
• جلسات مختلفی برگزار می‌شود
اما پس از هفته‌ها، پرونده هنوز در همان نقطه ابتدایی است. اگر از بیرون نگاه کنیم، می‌بینیم فعالیت زیاد بوده؛ اما پیشرفتی حاصل نشده است. این یعنی گرفتار شدن در تله فعالیت.

✅️ فعالیت به‌جای تصمیم
یکی از دلایل پنهان این تله، فرار از تصمیم‌گیری است. تصمیم گرفتن سخت است؛ مسئولیت دارد، ریسک دارد، و ممکن است مورد انتقاد قرار بگیرد. اما «فعالیت» امن است. می‌توان جلسه گذاشت، گزارش نوشت، کار را ارجاع داد، بدون آنکه تصمیم نهایی گرفته شود. در این حالت، فعالیت تبدیل به پوششی برای «تصمیم نگرفتن» می‌شود.

✅️ پیامدهای پنهان
تله فعالیت فقط زمان را هدر نمی‌دهد؛ بلکه به‌مرور، سازمان را دچار فرسودگی می‌کند. کارکنان احساس می‌کنند زحمت می‌کشند، اما نتیجه‌ای نمی‌بینند. افراد توانمند ناامید می‌شوند. انرژی سازمان صرف کارهای کم‌اثر می‌شود. و در نهایت، ارباب‌رجوع با این حس مواجه می‌شود که:
«همه در حال کارند، اما کار من جلو نمی‌رود.»

✅️ خروج از تله؛ تغییر یک سؤال
شاید مهم‌ترین راه خروج از این تله، تغییر یک سؤال ساده باشد: به‌جای اینکه بپرسیم:
«امروز چقدر کار کردیم؟» بپرسیم:
«امروز چه چیزی واقعاً جلو رفت؟» این تغییر نگاه، تدریجاً رفتارها را هم تغییر می‌دهد. مدیری که خروجی را معیار قرار دهد:
⬅️ جلسات غیرضروری را حذف می‌کند
⬅️ کارهای زائد را کنار می‌گذارد
⬅️ و تمرکز را بر نتیجه می‌گذارد، نه صرفاً فعالیت

✅️‌ یک تأمل مدیریتی
در سازمان ما: چند کار وجود دارد که فقط «انجام می‌شوند» اما «اثر ندارند»؟ چند جلسه برگزار می‌شود که اگر حذف شوند، اتفاق خاصی نمی‌افتد؟ چند تصمیم به تعویق افتاده، اما با فعالیت‌های مختلف پوشانده شده است؟
در نهایت، مشکل بسیاری از سازمان‌ها کم‌کاری نیست؛ زیادکاریِ بی‌اثر است. و مدیریت، بیش از آنکه هنر «بیشتر کار کردن» باشد، هنر «درست کار کردن» است.

✍️ دکتر سید مهدی قریشی
📅 شنبه – ۲ خرداد ۱۴۰۵